Организационная структура

Организационная структура является основой для полного управления охраной окружающей среды. В этой структуре размещаются иерархически связанные места и процессы, которые влияют на окружающую среду, и их необходимо контролировать. Она также позволяет интегрировать должности сотрудников с помощью описаний позиций и функций, связанных со средой.

Компания должна иметь организационную схему, которая представляет четко определенные отношения и связи в компании. Директор компании должен выделить одного сотрудника в качестве представителя по вопросам управления охраной окружающей среды.

Эта программа позволяет получить графическое представление структуры компании и лиц, отвечающих за идентификацию процессов и мест, где возникают проблемы для охраны окружающей среды (представление SGA), должности и опасные задачи (представление MDT) и (или) активы для контроля техобслуживания (представление MNT). Организационная структура позволяет создавать три представления: 1) для управления охраной окружающей среды; 2) для техники безопасности и охраны труда на производстве; 3) для техобслуживания основных активов.

Внутри структуры есть функция копирования среди этих сред. Можно создать стандартную структуру для управления охраной окружающей среды и скопировать ее для техобслуживания активов, а также включить эти активы в соответствующее местоположение. Такую структуру также можно скопировать в среду Охрана труда и здоровья и включить туда функции, а также опасные задачи.

Структура может иметь несколько уровней подробностей. Каждый уровень имеет свой идентификатор, который может относиться к организационной схеме компании, местам, процессам и т. д.

Интеграция с функцией контроля документов – SIGAQDO

Модуль Охрана окружающей среды позволяет связывать документы, которые контролирует SIGAQDO, с уровнями структуры, например с инструкциями или рабочими процедурами, а также связывать их с участниками процессов.

Он гарантирует участникам получение сообщения по электронной почте при любом изменении документов.

Регистрация организационной структуры для модуля Управление охраной окружающей среды

  1. При выборе организационной структуры в первый раз открывается окно добавления.

    Затем при выборе этого варианта отображается уже созданная структура, которую можно изменить.

  2. В поле Идентификация введите имя организационной структуры, которую нужно зарегистрировать. Это может быть имя компании, макропроцесс контроля окружающей среды или что-то другое.

  3. В поле Ответственный укажите сотрудника, отвечающего за контроль и техобслуживание системы управления охраной окружающей средой. Имя ответственного лица отображается автоматически.

    В области построения структуры отображается имя, указанное для идентификации структуры.

  4. Для добавления уровня структуры в области построения выберите идентификатор структуры или щелкните его правой кнопкой мыши.

    При щелчке правой кнопкой мыши в нижней части экрана появляется меню с командами Идентификация и Добавить. Нажмите Идентификация.

    Появляется окно Идентификация, содержащее данные об организационном уровне.

  5. Поле Код заполняется автоматически.

  6. Введите другие данные в соответствии со справкой для поля.

  7. Если используется функция Контроль документов, можно связать документ с организационным уровнем. Для этого щелкните Связанный документ.

    Появляется окно для выбора документов.

  8. Щелкните правой кнопкой мыши пустую область. Появляется меню с командами.

  9. Выберите Создать.

    Появляется окно со списком документов.

  10. Проверьте документ и подтвердите его.

    В области связанных документов отображается значок Microsoft Word.

  11. Нажмите OK для подтверждения связи с документом.

  12. Проверьте людей, которые работают в этой области, нажав Участники.

    Появляется окно Участники. Проверка участников выполняется в соответствии с их должностью.

  13. Щелкните Функция, а затем щелкните два раза должности участников на этом организационном уровне.

    В нижней части экрана появятся сотрудники, у которых уже есть эта должность.

  14. Если какой-либо из сотрудников не имеет связи, снимите флажок двойным щелчком.

  15. Нажмите OK для подтверждения выбранных участников.

    Появляется окно Идентификация уровня.

  16. Если среды Охрана труда и здоровья и Техническое обслуживание и ремонты реализованы, этот уровень организационной структуры можно скопировать в них и связать задачи и функции (MDT) либо используемое оборудование (MNT) соответственно.

  17. Для принятия отредактированного уровня для структуры SIGAMDT и SIGAMNT установите флажки проверки в нижней части окна.

    Когда появляются другие уровни (дочерние), которые связаны с отредактированным уровнем (родительский элемент), отображается окно для выбора копируемой части: повторно передать дочерний элемент или выбрать дочерний элемент.

    Если выбран вариант Выбрать дочерний элемент, появляется окно Дочерний элемент, где можно в индивидуальном порядке отметить уровни для копирования.

  18. После настройки процесса нажмите OK для подтверждения добавления.

  19. Перейдите к другим уровням организации: наведите курсор на верхний уровень, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Идентификация.

  20. Просмотрите организацию структуры.

Регистрация организационной структуры для среды Охрана труда и здоровья

  1. Если при сборке структуры уровни были скопированы в SIGAMDT, установите флажок проверки в нижней части экрана, чтобы связать задачи и опасные функции уровней.

    Структура в окне изменяется в соответствии с уровнями, выбранными в SIGAMDT.

  2. Выберите этот процесс. Задачи и опасные функции должны быть связаны. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Задача.

    Появляется окно для выбора задач.

  3. Проверьте задачу и подтвердите ее.

    Снова появляется окно структуры.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Функция.

    Появляется окно для выбора функции.

  5. Проверьте функцию и подтвердите ее.

  6. Повторите процедуры для связывания задач и функций с другими уровнями процесса.

  7. Просмотрите организацию структуры.

Эта процедура позволит получить более наглядное представление рисков сотрудников на этой должности и на этом уровне процесса.

Регистрация организационной структуры для техобслуживания активов

  1. Если при сборке структуры уровни были скопированы в SIGAMNT, установите флажок проверки в нижней части экрана, чтобы связать оборудование (активы) для каждого уровня.

    Структура в окне изменяется в соответствии с уровнями, выбранными в SIGAMNT.

  2. Выберите этот процесс. Оборудование должно быть связано. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Актив.

    Появляется окно для выбора актива.

  3. Проверьте актив и подтвердите его.

    Снова появляется окно структуры.

  4. Повторите процедуры для связывания оборудования с другими уровнями процесса.

  5. Просмотрите организацию структуры.

Эта процедура позволит получить более наглядное представление оборудования, которое должно иметь планы профилактического техобслуживания на данном уровне процесса.