Процесс закупки

закупка по ценовому предложению/заказу

В модуле Управление закупками выполняются следующие процедуры: формирование заявок на закупку, регистрация запросов цен и предложений от поставщиков, формирование заказов на закупку, регистрация поступления товаров и формирование входящих документов.

Заказ на поставку – основной документ модуля Управление закупками – является соглашением между компанией и поставщиком о поставке материалов или об оказании услуг в соответствии с установленными ценами, количествами и сроками. Заказ на поставку может создаваться следующими способами:

  • автоматически в результате процедуры Закрытие запросов
  • автоматически из договора в модуле Управление договорами
  • вручную со ссылкой на заявку на закупку
  • вручную без ссылки на заявку на закупку

Заявка на закупку

Заявка на закупку – документ, с которого начинается процесс закупки данного МТР или услуги, содержащий все базовые сведения, например: пользователь – автор запроса, МТР, количество, требуемая дата и место доставки. Есть возможность настройки процедуры утверждения.

Со ссылкой на заявку на закупку можно создать:

  • Договор в модуле Управление договорами
  • Запрос
  • Заказ на поставку

Запрос

Запрос цен формируется к заявке на закупку в процедуре Генерация запросов.

Специалисты по закупкам компании связываются с потенциальными поставщиками и отправляют запросы цен, содержащие МТР, сроки поставки, условия оплаты и т. д. После получения такой информации специалист по закупкам вводит предложения поставщиков в процедуре Обновление запросов.

Создание Обновление Анализ
  • Экономия в масштабе
  • Определение поставщиков
  • Отслеживание поставщиков
  • Согласование цен и сроков доставки
  • Просмотр всех тендерных заявок
  • Анализ и принятие решения об оптимальной закупке

Лучшее предложение среди поставщиков может выбираться как вручную, так и автоматически, по принципу меньшей стоимости материала и наиболее быстрой поставки. В результате выбора лучшего предложения в процедуре Закрытие запросов автоматически создается либо заказ на поставку, либо договор в модуле Управление договорами.

Заказ на закупку

Официальное соглашение между компанией и поставщиком, в котором отражено намерение приобрести конкретные МТР и/или услуги. В нем необходимо четко указать условия и характеристики закупки, согласованные сторонами: МТР, количество, качество, регулярность поставок, сроки доставки, цены, место доставки, код налога, ТИО и т. д. Есть возможность настройки процедуры утверждения.

Централизованная закупка

Позволяет централизовать процессы закупки, начиная от создания запросов различными филиалами в адрес центрального филиала.

Основные преимущества

  • Поддержка процессов централизованной закупки.
  • Система обеспечивает отслеживаемость процесса.
  • Сокращение затрат за счет оптимизации согласования условий с поставщиками, достигнутой за счет закупки больших объемов.
  • Организация процесса закупки.

закупка по договору

Договора ведутся в модуле Управление договорами.

Договор может быть создан:

  • Вручную со ссылкой на заявку на закупку
  • Вручную без ссылки
  • Автоматически из запроса цен

К договору создается отзыв (этап) и при закрытии отзыва автоматически создается заказ на поставку.