Настройка индивидуальных отчетов

«Ма-3» предоставляет ресурс персонализации для некоторых отчетов о реестрах и перемещениях. Основные функциональные возможности – задание цвета, стиля, размера, источников, разрывов, маски ячейки для каждого раздела, создание формул и функции (Sum, Average и т. д.), сохранения настроек для каждого пользователя и создания графики.

При помощи функции Индивидуально настраиваемые отчеты пользователь может модифицировать стандартные отчеты, создавая собственные макеты.

Помните, что не все отчеты можно индивидуально настраивать. Например, отчеты, у которых предварительно задан макет по закону, и формы (книги записей, счета-фактуры и т.д.) нельзя модифицировать.

Настраиваемые отчеты сохраняются с расширением .PRT, что отличает их от стандартных отчетов, получающих расширение .##R.

Важное замечание: Чтобы использовать индивидуально настраиваемые отчеты, можно редактировать параметр MV_TREPORT (численного типа) в модуле Конфигуратор в соответствии со следующими опциями:
  • 1 = использовать стандартный отчет (R3);
  • 2 = использовать индивидуально настраиваемый отчет (R4);
  • 3 = спросить, какой отчет будет использоваться: стандартный отчет – R3 или индивидуально настраиваемый – R4.

Можно распечатать ODF-файлы при помощи TReport (R4) для Windows и Linux. Можно распечатать PDF-файл с использованием класса FWMSPrinter.

Настройка печати отчета

  1. При выборе отчета система отображает окно для настройки печати. Отображаемое окно списка должно использоваться в соответствии с исходящей функцией отчета.
    • Файл

      Отчет будет сохранен на диске со следующим именем. Если сервер выбранной опции сохраняется в конкретном каталоге по паролю пользователя через конфигуратор всегда на сервере (standard\SPOOL\).

      При выборе опции Местоположение открывается окно для выбора местоположения, где отчет будет сохранен на локальной машине, на которой зарегистрирован пользователь.

      Совет: Отчет, сформированный в этой опции, нужно распечатать или отправить по эл. почте после его отображения на экране.
    • Спул

      Направляет отчет на печать через конфигурацию установленных принтеров в Windows® .

    • Эл. почта

      Оправляет отчет по эл. почте (Интернет). Для этого в модуле Конфигуратор нужно настроить следующие параметры:

      • MV_RELACNT – введите учетную запись эл. почты для идентификации и предоставления отчетов.
      • MV_RELPSW – задает пароль учетной записи эл. почты для отправки отчетов.
      • MV_RELSERV – задает сервер учетной записи эл. почты для отправки отчета.
      • MV_EXCELEX – задает имя исполняемого файла программы для работы с электронными таблицами Linux.

      Если выбрана эта опция, введите адрес эл. почты, по которому должен быть отправлен отчет.

  2. После заполнения всех необходимых данных и нажатия на Печать для отправки отчета система отобразит окно нового сообщения с приведенными ниже данными:
    • Тема – в этом поле будет отображаться предложение темы эл. почты.
    • Описание – введите описание отчета для отправки.
    • Получите копию эл. почты – отметьте это поле, чтобы получить копию отправленной эл. почты.
Совет: Можно отправить созданный отчет сразу нескольким пользователям. Это можно сделать, зарегистрировав группу эл. почты. Для получения дополнительной информации отметьте тему Группы эл. почты.
  • Ведомость – экспортировать отчет в Microsoft Excel® в формате XML
  • HTML – создать отчет в формате HTML. Кроме того, сформированные отчеты можно расширить или сократить при визуализации.
  • Сервер/локально: – для распечатки файла, спула и HTML можно выбрать между печатью на сервере или на рабочей станции (локальной). Модуль конфигуратора можно задать, если пользователь может печатать с сервера или локально.

Роль

  • Формат бумаги – выберите формат бумаги, на которой печатается отчет.

    Технические условия на формат бумаги соответствуют рыночным стандартам, «Ма-3» скорректирует печать в соответствии с выбранным форматом.

  • Формат печати – выберите формат печати, нажав на опции Книжная или Альбомная, которые обеспечивают печать отчета в вертикальном или горизонтальном направлении соответственно.

Конфигурация

  • Заголовок – чтобы отредактировать предлагаемую опцию, введите заголовок отчета.
  • Порядок – выберите порядок, в котором в отчете отображается информация, нажав на имеющиеся ключи.
  • Макет – позволяет выбрать модель отчета для печати, поскольку новые макеты сохраняются в отчете, их имена будут перечислены в этом поле
  • Предварительный просмотр – отображает сформированный отчет на экране, чтобы его можно было в определенной последовательности отправить на принтер или отменить печать.
  • Выполнить в фоновом режиме – эта опция позволяет сформировать отчет и отправить его в очередь на печать, при этом пользователь может выполнять другие задачи системы.

Параметры

При настройке параметров соблюдаются те же процедуры, что и для стандартных отчетов. Но некоторые настраиваемые отчеты из модулей Человеческие ресурсы дают новые функциональные возможности, когда можно печатать непоследовательные интервалы данных. Чтобы ознакомиться с дополнительной информацией, отметьте тему Настройка интервала данных в Параметрах.

Нажмите Печать, чтобы начать печать, или Индивидуализация, чтоб продолжить настройку отчета. Эта опция отображает окна для создания нового внешнего вида отчета.

Управление компанией

Обеспечила новые функциональные возможности в отчетах (TREPORT), которые позволяют выполнять фильтры с использованием концепции Управление компанией.

  1. В окнеОпции отчетанажмитеУправление компанией.
  2. Отображаются следующие опции фильтра.
  3. Отметьте уровниуправления компанией, которые должны быть отфильтрованы, и заполните нужным образом фильтрыС/По.
    Совет: Представление уровней для фильтрации отчета переменное и зависит от настройки макета группы компаний, например: EEEEUUUUFFFF.
  4. После подтверждения фильтра нажмите Печать.
  5. Информация отображается в соответствии с выбранным фильтром, и на последней напечатанной странице будет отображаться общее значение для каждого уровня в управлении компанией.

Индивидуализация

В левой части экрана Индивидуализацияотображаются разделы отчета, представляющие разные группы информации, например данные Отчета комиссии разбиваются на разделы или разрывы: Отчет комиссии, Идентификация торгового представителя, Данные заголовка и Итоговые суммы.

Основной раздел

Первый раздел – это главный раздел, который задает общие функции отчета.

Для главного раздела можно задать следующее.

Свойства
  • Высота строки – высота по умолчанию всех строк в отчете. Рекомендуется задавать эту настройку с учетом размера используемого шрифта.

    Можно также задавать высоту строки для каждого сеанса. Система применяет высоту строки дифференцированно.

  • Расстояние между столбцами – задайте расстояние в пунктах (кегль) между столбцами
  • Левое поле – левое поле в пунктах (кегль) для всего отчета. Можно также задавать левое поле каждого раздела, создавая отступы при отображении данных.
  • Номер начальной страницы – номер страницы отчета, из которого должна быть запущена печать. Эта функция полезна, когда нужно перезапустить печать, начиная с конкретной страницы в отчете.
  • Шрифт – выберите шрифт и размер букв, используемых во всем отчете. Приведены все шрифты, доступные в операционной среде, но размер шрифта ограничен 16 (шестнадцатью) пунктами.
  • Жирный – используемый в отчете шрифт может печататься толще, чем обычный.
  • Подчеркнутый – используемый в отчете шрифт может печататься подчеркнутым.
  • Печать – задайте отображение или запрет данных из: заголовка отчета, нижнего колонтитула, начальных страниц для настройки параметров, дополнительной информации и комментариев с учетом прав пользователя.
  • Макеты – позволяют удалять сохраненные макеты печати.
  • Просмотр макета – позволяет просматривать распечатанный отчет для настроенного макета.

Особые разделы

При открытии дерева разделов отображаются разделы, относящиеся к данному отчету, которым атрибуты могут приписываться индивидуально. Просто наведите курсор на заголовок раздела и настройте его.

Например, для раздела Торговый представитель вы делаете выделение границами, а для раздела Данные в заголовках – цветом.

Обратите внимание, что для настройки разделов есть три области: Свойства (отображаются автоматически); Ячейки и Фильтр (отображаемые на потерянной части экрана).

Для конкретных разделов можно задать следующее:

Свойства
  • Печать – определите, должны ли печататься данные позиции раздела. Если раздел заблокирован, будут отображаться только его общие значения в виде сводного отчета.
  • Название раздела – определите, будет ли печататься заголовок раздела.
  • В ячейке строки – определите, будут ли отображаться ячейки (поля) в формате столбца или строки. Если выбрана опция Строки , в столбцах (ячейки в строке) можно задать количество ячеек на строку для печати.
  • Заголовок ячейки – должны ли отображаться заголовки столбцов (имена полей).
  • Верхняя часть страницы – настроить представление заголовка над каждой ячейкой (верхняя часть страницы).
  • Разрывы после – повторять заголовок каждый раз там, где есть разрыв заголовка.
  • Высота и расстояние между строками – можно регулировать высоту строк и расстояние между строками. Рекомендуется задавать эту настройку с учетом размера используемого шрифта.
  • Левое поле – пробел в пунктах для левого поля раздела. Для печати будут учитываться поле отчета плюс поле раздела.
  • Разрыв строки при печати столбца – если в отчете много столбцов, тогда, в зависимости от используемого шрифта, информация может быть сокращена. Таким образом, при выборе этой опции, если не все столбцы подходят под размер тех же строк, система продолжает печатать данные в следующей строке.
  • Выровнять ячейки – если размер шрифта большой, возможно, понадобится скорректировать размер столбца, чтобы сбалансировать используемый пробел и исключить сокращение данных.

    Система автоматически устанавливает размеры столбцов, предоставляя информацию в соответствии с количеством позиций поля. Тем не менее данные заголовка и столбца могут быть сокращены в случае недостатка места.

    Можно также выполнять индивидуальную корректировку ячейки, см. тему Ячейки.

  • Разрыв страницы до – отметьте эту опцию для печати каждого раздела на новой странице.
  • Цвет – можно задать цвета RBG в качестве фона и выбор шрифта. Первой кнопкой задается цвет фона, а второй кнопкой – цвет шрифта.

    Для их выбора выберите нужный цвет с левой стороны или окно или поверните треугольник на нужный цвет, перетащите внутреннюю точку на нужный оттенок. Или введите количество красного, зеленого и синего.

  • Граница – можно печатать строки для разделения информации из разделов при помощи ресурса границы. Первой кнопкой задается граница ячейки, а второй кнопкой – граница заголовка ячейки.

    Для отделения раздела можно применять верхние, нижние и боковые границы, просто щелкните по каждой стороне.

Ячейки

В каждом разделе отображается набор ячеек.

Ячейки – столбцы поля, отображаемые как разделы отчета. Чтобы добавить или запретить и задать ее атрибуты, просто щелкните на полосу Ячейка под экраном.

С левой стороны приводятся данные таблицы полей, используемые в отчете.

Ячейки правой стороны связаны с выбранными полями для введения задаваемого раздела.

Чтобы добавить или удалить ячейки в разделе, просто щелкните на них и используйте клавиши со стрелками. Ячейки можно также перемещать вверх или вниз, изменяя позиции отчета.

Справа от окна задаются свойства ячеек:

  • Заголовок – заголовок поля предлагается, но его можно редактировать.
  • Размер – количество зарезервированных позиций для отображения данных ячейки. Указывает размер поля.
  • Маска – формат представления данных в синтаксисе AdvPL. Предлагается стандартная маска поля.
  • Выравнивание и выравнивание заголовка – выполнить выравнивание ячейки и данных заголовка. При автоматическом выравнивании система анализирует тип поля и выполняет выравнивание по левому краю в случае символа, памятки, даты или логики и по правому в случае чисел при настройке в словаре данных (SX3).
  • Автонастройка – аналогично разделу о выравнивании задайте индивидуально автоматическую корректировку ширины ячейки.
  • Разрыв строк для длинного текста – если поле – знак или памятка, сделайте автоматический разрыв строки для отображения всего текста.
  • Учитывать размер заголовка – если размер данных для печати меньше заголовка, он будет считаться размером заголовка.

    Если данное поле не включено, даже заголовок ячейки может быть обрезан, обеспечивая возможность корректировки визуализации данных.

  • Цвет и граница – аналогично разделу о настройке можно указать границы, фон и шрифт специально для ячейки.
  • Условия – позволяют создавать, редактировать и удалять условия печати данных с разными цветами.

Формулы

Создание формул позволяет выполнять расчеты с ячейками, выбранными для отчета. Можно создавать сложную структуру формул при помощи команд AdvPL.

Подготовка формул должна быть детализирована, так как она может снизить эффективность обработки отчетов. Для каждой печатаемой строки ячеек системе снова нужно рассчитывать формулу.

Чтобы их задать, щелкните по полю Формула , а затем по стрелке.

Далее справа от окна будет отображаться экран, где связаны ячейки отчета.

Для использования формулы дважды щелкните по ячейке. Область формул будет представлять их в виде ЯЧЕЙКИ (<order>). Оттуда формула может быть составлена функциями AdvPL при помощи таких команд повтора, как If, While, For или простых математических операций.

Сумматоры

Сумматоры позволяют создавать ячейки с общим, средним, минимальным и максимальным значениями на основании других числовых ячеек, а также создавать ячейки подсчета событий на основании каких-либо данных.

Чтобы их задать, щелкните по полю Сумматор, а затем по стрелке.

Из сумматора будут также создаваться графики для презентации конечного отчета.

  • Тип сумматора – задайте тип создаваемого сумматора: счетчик, минимальное значение, максимальное значение или подсчет событий.
  • Группировать по – сумматоры создаются на основе группирующей ячейки, например: чтобы создать сумматор, суммирующий комиссии с выставленными счетами-фактурами по продажам от каждого клиента, необходимо, чтобы суммы группировались по клиентам.

    В этом случае дважды щелкните на названии ячейки Клиентв списке ячеек справа, чтобы добавить поле Группировать по. Можно группировать сумматор более чем в одной ячейке.

  • Формула – данные будут накапливаться. Например Комиссия. В этом случае дважды щелкните на названии ячейки Комиссияв списке ячеек справа, чтобы добавить поле Формула. Используйте выражения для состава сумматора на AdvPl.
  • Распечатка в конце отчета – сумматоры можно распечатывать отдельно в конце отчета с представленными статистическими данными.
  • Тип диаграммы – из сумматора можно создать разные типы диаграмм (столбчатая, линейная, секторная и т. д.). Диаграммы можно сохранить в файле BMP с тем же именем, что у файла отчета.

    Если есть различные сумматоры с графиками, файлы .BMP будут сохраняться в определенной последовательности (matr1501.bmp, matr1502.bmp и т. д.) в каталоге спула. Если удалить файл .BMP, диаграмма больше не будет отображаться.

  • Имя – задайте имя диаграммы.
  • Имя серии – задайте имя серии диаграммы.
  • Распечатка в конце отчета – график будет отображаться в конце отчета.
  • Заголовок ячейки – задайте заголовок ячейки.
  • Размер – задайте размер ячейки серии диаграмм.
  • Маска – задайте формат данных для печати.
  • Печать – сумматор можно использовать только для создания графика, следовательно, если нет заинтересованности в его отображении в отчете, просто снимите отметку с этой опции.

Фильтры

Фильтры выбирают данные отчета из условий, заданных пользователем. Чтобы задать фильтр, в основном разделе будут отображаться используемые таблицы.

Поэтому, чтобы задать фильтр, переместитесь в основной раздел и нажмите полосу Фильтр , отображаемую в нижней части окна.

Поля из основной таблицы будут доступны для построения фильтра.

После настройки отчета нажмите Сохранить, чтобы сохранить модель, и используйте ее по мере необходимости.

Далее в начальном окне настройки отчета нажмите OK, чтобы сформировать отчет.