Компетенции

Процесс Компетенции в модуле Управление закупками ограничивает обслуживание документов о покупке, выпущенных компанией для пользователей, у которых есть разрешение на такие действия, а также анализ и утверждение процессов покупки, выполняемых компанией. Это позволяет сократить количество ошибок при выпуске документов и обеспечивает контроль расходов, связанных с покупкой.

Важное замечание: Объектом анализа выступает процесс покупки (документ), и критерием оценки является стоимость покупки.

Контроль компетенций позволяет сократить операционные издержки, поскольку не позволяет специалистам запрашивать продукт или группу продуктов, на которые не распространяются их полномочия. Кроме того, это позволяет запретить специалистам по закупкам или группам таких специалистов размещать заказы на покупку без разрешения. Таким образом, вся группа пользователей (если она зарегистрирована как группа авторов запросов) будет иметь право на покупку, например, офисных материалов. В то же время можно повысить или ограничить права отдельных пользователей, принадлежащих к этой группе.

Прим.: Этот реестр, хотя дает много возможностей, не является обязательным для работы модуля Управление закупками.

Утверждение под руководством учетных объектов

  • Можно направить позиции документа (запросы на покупку, запросы на хранение и заказы на покупку) в структурированный процесс утверждения.
  • Можно направить утверждение расходов по областям (представленное структурой учета).
  • Можно сократить затраты за счет блокирования запуска ненужных запросов и процессов.
  • Расширенные функции контроля аудита процессов.
  • Более гибкий процесс утверждения.

Авторы запроса

Этот реестр определяет пользователей, имеющих разрешение отправлять запросы на покупку продуктов, для которых установлены ограничения. Такие разрешения можно предоставлять для группы продуктов, запрашиваемого количества и т. д. Здесь можно настроить отношения между автором запроса и специалистами по закупкам, отвечающими за обслуживание соответствующих запросов на покупку.

Специалисты по закупкам и группы закупки

Реестр специалистов по закупкам определяет пользователей, которые могут создавать/обрабатывать процессы закупки, такие как ценовые предложения и заказы. Он устанавливает отношения между специалистом по закупкам и утверждающими лицами, которые отвечают за созданные специалистом по закупкам документы, определяя группы утверждения для заказов на покупку и партнерских договоров.

Реестр групп закупки группирует специалистов по закупкам (как правило, по категориям материалов, за закупку которых они отвечают), отвечающих за обработку ценовых предложений, заказов на покупку и разрешений на доставку.

Утверждающие лица

Этот реестр определяет пользователей, которые отвечают за утверждение различных документов о покупке, которые участвуют в процессе компетенций. Задайте значения и ограничения для утверждения.

  • Минимальное и максимальное значение.
  • Старшее утверждающее лицо (может при необходимости заменять утверждающее лицо).
  • Ограничение (в день, в неделю или в месяц), установленное для утверждающего лица в зависимости от типа (бюджета).

Группы утверждения

Утверждающие лица объединены в группы в соответствии с иерархией утверждения, действующей в компании. Этот реестр предлагает дерево утверждения для документов о покупке.

Уровень утверждений, установленный для пользователей, определяет иерархию утверждения в группе. Когда система создает процесс утверждения, документ просто передается на следующий уровень, где утверждается текущий документ, пока он не получит утверждение на всех уровнях.

Индивидуальное утверждение

Утверждающее лицо Уровень Тип утверждения Тип выпуска
Младший 01 Утверждающее лицо Заказ
Полный 01 Утверждающее лицо Заказ
Менеджер 01 Утверждающее лицо Заказ
Директор 01 Утверждающее лицо Заказ

Утверждение по уровням

Утверждающее лицо Уровень Тип утверждения Тип выпуска
Младший 01 Утверждающее лицо Уровень
Полный 01 Утверждающее лицо Уровень
Менеджер 02 Просмотрено Заказ

Утверждение партии

Утверждающее лицо Уровень Тип утверждения Тип выпуска
Операционный менеджер 01 Утверждающее лицо Пользователь
Административный менеджер 01 Утверждающее лицо Пользователь

Смешанное утверждение

Утверждающее лицо Уровень Тип утверждения Тип выпуска
Младший 01 Утверждающее лицо Пользователь
Полный 01 Утверждающее лицо Уровень
Менеджер 01 Утверждающее лицо Заказ

Выпуск документов

Транзакция выпуска доступна только для пользователей, зарегистрированных как утверждающие лица, которые также отвечают за утверждение заказа в соответствии с процессом, определенным в реестре компетенции. Хотя утверждение спорного документа не обрабатывается, процесс покупки продолжить нельзя.

Контроль компетенций

Чтобы выполнить контроль:

  1. В модуле Сценарий операций модуля откройте программу Параметры и настройте следующие параметры:
    • MV_RESTSOL: указывает, следует ли контролировать ограничения, установленные для авторов запросов на те продукты, для которых установлены ограничения. Параметр имеет значениеДа.
    • MV_RESTCOM: указывает, будут ли запросы на покупку доступны только пользователям, зарегистрированным в группе закупок для данного запроса. Параметр имеет значение Да.
    • MV_RESTINC: указывает, следует ли запретить пользователям, не зарегистрированным как специалисты по закупкам, добавлять заказы на покупку без запросов на покупку. Параметр имеет значение Да.
    • MV_RESTPED: указывает, следует ли разрешить обслуживание заказов на покупку только группе закупки/специалистам по закупкам. Параметр имеет значение Да.
    • MV_RESTNFE: указывает, следует ли ограничить использование заблокированных заказов при получении материалов. Параметр имеет значение Да.
    • MV_PCAPROV: указывает группу утверждения по умолчанию, которая утверждает заказы на покупку.
    • MV_CPAPROV: указывает группу утверждения по умолчанию, которая утверждает партнерские договоры.
  2. В модуле Сценарий операций модуля откройте программу Справочник «Пользователи», чтобы настроить пароли для авторов запроса и специалистов по закупкам и организовать их в группы.
  3. В модуле Управление закупками зарегистрируйте следующие данные.